Règlement de la Fédération québécoise des sociétés de généalogie relatif au Bureau québécois d’attestation de compétence en généalogie

Attendu que la Fédération québécoise des sociétés de généalogie (FQSG – ci-après « la Fédération ») est un organisme de regroupement et de représentation visant la promotion et l’épanouissement de la généalogie et que l’un des pouvoirs octroyés par sa charte constitutive est d’attester la compétence des chercheurs en généalogie ;
Attendu que le Conseil d'administration de la Fédération (ci-après « le Conseil ») gère les affaires de la Fédération en conformité avec les pouvoirs qui lui sont dévolus par la Loi et son Règlement général notamment:

• Adopte tous règlements, politiques ou procédures pour la saine gestion de la Fédération ;
• Établit par règlement un Bureau déterminant les catégories de chercheurs en généalogie, attestant leurs compétences, énonçant les règles d'éthique applicables et autres obligations leur incombant ;

En conséquence, le Conseil établit par les présentes le « Bureau québécois d’attestation de compétence en généalogie » (BQACG – ci-après « le Bureau ») et les règles qui le gouvernent.

/Sommaire facilitant la navigation/

Article 1. Composition du bureau

Article 2. Éligibilité

Article 3. Rôle des membres

Article 4. Pouvoirs du bureau

Article 5. Mission du bureau

Article 6. Compétences exigées des candidats

Article 7. Étapes à suivre pour obtenir une attestation

Article 8. Contenu du dossier administratif

Article 9. Contenu du portfolio

Article 10. Décision

Article 11. L'attestation de compétence

 

ARTICLE 1. COMPOSITION DU BUREAU

Le Bureau est constituée d'un Comité de gestion de neuf (9) membres (ci-après « le Comité ») dont trois (3) composent le Comité exécutif. La durée d’un mandat est fixée à 3 ans pour tous les membres sans limites quant au nombre de mandats. De plus, au Comité de gestion doit s’ajouter un membre du Conseil d’administration de la Fédération pour la représenter au sein du Bureau.

1.1. Comité exécutif

Trois (3) membres, désignés par le Conseil, composent le Comité exécutif du Bureau.
Exigences: 

• Président(e) — attestation GRA ou +
• Vice-présidente(e) — attestation GRA et +
• Secrétaire – GFA et +

Processus de nomination : Le Bureau propose les candidats(es) pour l’un ou l’autre de ces 3 postes qui doivent être approuvés par le Conseil. En cas d'incapacité d'agir d'un membre, le Conseil désigne un remplaçant sur recommandation du Bureau.

1.2. Collaborateurs (trices)

Six (6) membres complètent le Comité de gestion et portent le titre de collaborateurs (trices).

Exigences : attestés(es) au niveau GFA et +

Nomination : par les membres de l’exécutif du BQACG. L’exécutif en fournit la liste à la Fédération.

Rôles et fonctions

Ces collaborateurs (trices) représentent la relève pour pourvoir d’éventuels postes devenus vacants au sein de l’exécutif. Ils ou elles participent au développement du BQACG et seront appelés(es)à collaborer aux activités courantes qui leur seront confiées par l’exécutif du Bureau. De plus, ces personnes appuieront les membres de l’exécutif en favorisant le rayonnement du programme dans les diverses régions ainsi que l’augmentation du nombre d’attestés(es). De façon optimale, les collaborateurs (trices) devraient représenter les différentes régions du Québec. 

Liste non exhaustive des tâches connexes à leur fonction :

• Participer aux rencontres du Comité de gestion ;
• Proposer des outils ou mécanismes visant à promouvoir le BQACG ;
• En fonction du niveau qu’ils ou elles ont atteint :
• Participer à la confection des examens ;
  • Participer à la correction des examens et du portfolio ;
  • Effectuer du tutorat auprès de futurs attestés (es).

Toutes autres tâches qui lui seront confiées par l’exécutif du bureau.

1.3. Correcteurs (trices)

Équipe de correcteurs (trices) : non membres du Comité de gestion

Au Comité de gestion s’ajoute une équipe de soutien composée de correcteurs (trices) approuvés(es) et autorisés(es) par l’exécutif du BQACG. La principale tâche des correcteurs(trices) est de collaborer à la correction des examens et du portfolio, pour les attestés(es) de même niveau que le correcteur (trice) ou d’un niveau inférieur.

 

ARTICLE 2. ÉLIGIBILITÉ

Peut être désignée membre du Bureau la personne membre en règle d'un organisme affilié à la Fédération.

 

ARTICLE 3. RÔLE DES MEMBRES

Les membres du Bureau déterminent leurs rôles respectifs.
3.1. Le ou la président(e)
3.1.1. Assure la communication entre le Bureau et le Conseil ;
3.1.2. Convoque les membres du Comité au besoin mais au moins une fois par année ;
3.1.3. Préside les réunions ;
3.1.4. Informe le Comité du calendrier des activités ;
3.1.5. Signe les cartes d’attestation de compétence conjointement avec le ou la président(e) de la Fédération ;
3.1.6. Présente au Conseil le rapport annuel d’activités.

3.2. Le ou la vice-président(e)
3.2.1. Remplace le ou la président(e) au besoin et seconde les membres du Bureau dans leurs tâches.

3.3. Le ou la secrétaire
3.3.1. Reçoit les demandes d’attestation ;
3.3.2. Vérifie la conformité du dossier présenté par le candidat ;
3.3.3. Achemine les dossiers des candidats aux personnes appropriées ;
3.3.4. Tient à jour la liste des généalogistes agréés.

 

ARTICLE 4. POUVOIRS DU BUREAU

Le Bureau a les pouvoirs suivants :
4.1. Adopte les règles d’application du présent règlement et les soumet au Conseil pour approbation ;
4.2. Détermine le calendrier des activités ;
4.3. Nomme les collaborateurs (trices) et les correcteurs (trices) qu'il sélectionne parmi les généalogistes agréés (es) tout en respectant les critères mentionnés aux points 1.2 et 1.3. ;
4.4. Prépare les examens, émet les reconnaissances ;
4.5. Conserve dans ses archives le dossier soumis par le candidat ;
4.6. Remet au candidat les livres inclus au portfolio au terme du processus.

 

ARTICLE 5. MISSION DU BUREAU

Le Bureau atteste trois (3) niveaux de compétence chez les chercheurs en généalogie :
5.1. Généalogiste de filiation agréé (GFA) ;
5.2. Généalogiste recherchiste agréé (GRA) ;
5.3. Maître généalogiste agréé (MGA).

 

ARTICLE 6. COMPÉTENCES EXIGÉES DES CANDIDATS

Pour obtenir le titre pour lequel il postule, le candidat se soumet à un examen démontrant sa compétence à obtenir la certification recherchée ainsi que sa capacité à communiquer en français ou en anglais et dépose un portfolio sur demande; des connaissances générales en histoire sont un atout.

6.1. Le généalogiste de filiation agréé doit savoir :
6.1.1. Traiter les données d’une filiation ;
6.1.2. Retrouver les actes ou les contrats de mariage ;
6.1.3. Identifier et exploiter les outils de recherche.

6.2. Le généalogiste recherchiste agréé doit savoir :
6.2.1. Établir un plan de travail pour un projet de recherche ;
6.2.2. Écrire un texte à caractère généalogique aux fins de publication ;
6.2.3. Organiser ses archives, numériques ou papier, selon un plan de classement ;
6.2.4. Organiser l’information des baptêmes, mariages et sépultures et autres informations complémentaires sous forme imprimée ou informatisée ;
6.2.5. Identifier et exploiter les outils de recherche autres que ceux précisés parmi les compétences demandées au généalogiste de filiation agréé ;
6.2.6. Repérer les informations dans les documents manuscrits ;
6.2.7. Résoudre des problèmes complexes.

6.3. Le maître généalogiste agréé doit savoir :
6.3.1. Donner de la formation ou développer des activités de formation ;
6.3.2. Rédiger ou prononcer des conférences sur des sujets se rapportant à la généalogie ;
6.3.3. Écrire, publier et diffuser, seul ou en collaboration, des ouvrages généalogiques et des instruments de recherche, à l'exception d'ouvrages qui ne nécessitent que de la compilation ;
6.3.4. Transcrire mot à mot des documents manuscrits écrits en français ancien.

 

ARTICLE 7. ÉTAPES À SUIVRE POUR OBTENIR UNE ATTESTATION

7.1. La personne qui souhaite obtenir une attestation de compétence en généalogie doit être membre en règle d’une société de généalogie affiliée à la Fédération ;
7.2. Le candidat doit s’engager à respecter le Code d'éthique de la Fédération ;
7.3. Le candidat doit déposer un dossier administratif à la Fédération. Sur réception de la documentation requise, le candidat est admis à un examen écrit portant sur les compétences exigées;
7.4. Si l’examen est réussi, le candidat fait parvenir un portfolio dans les deux semaines suivant le résultat de l’examen; le Bureau enclenche le processus d’évaluation du portfolio dès sa réception ;
7.5. Des compléments d’information, corrections ou modifications au portfolio ainsi qu’une rencontre avec le candidat peuvent être exigés par le Comité ;
7.6. Le candidat au titre de maître généalogiste agréé est rencontré en entrevue par le Comité.

 

ARTICLE 8. CONTENU DU DOSSIER ADMINISTRATIF

L’ouverture d’un dossier pour une demande d’attestation comprend :
8.1. L'inscription en ligne dûment complétée ;
8.2. Une copie de sa carte de membre en règle d’une société de généalogie affiliée à la Fédération ;
8.3. Une copie de l’attestation déjà reçue du Bureau, le cas échéant ;
8.4. Son engagement à respecter le Code d'éthique de la Fédération ;
8.5. Le paiement des frais de 100 $ ; ce montant est réduit à 75,00 $ dans le cas d’une application ultérieure à la suite d’un échec.

 

ARTICLE 9. CONTENU DU PORTFOLIO

9.1. Le candidat ayant réussi l’examen a deux semaines après la communication du résultat pour faire parvenir son portfolio à la Fédération. Il contient tous les travaux qui démontrent la maîtrise des compétences du candidat à l’attestation.
9.2. Le candidat dépose toutes pièces ou documents pertinents à son évaluation sous format numérique.  Pour les livres ou les documents rares ou difficilement accessibles, il ajoute une copie des pages de titre, de l’index, de la table des matières, du sommaire, de la page de présentation ainsi que des pages pertinentes.

 

ARTICLE 10. DÉCISION

10.1. Les décisions du Comité sont prises à la majorité ;
10.2. Après étude du dossier, chacun des évaluateurs fait un rapport écrit et le remet au président. Celui-ci condense les rapports en un seul, le transmet au candidat sans indiquer de nom et le dépose à son dossier ;
10.3. Lorsque la décision est favorable au candidat, le président l’en avise et lui transmet l’attestation de compétence obtenue ; mention en est faite à la prochaine assemblée générale annuelle ;
10.4. En cas d’échec, le candidat en est avisé par écrit mais il lui est loisible de présenter une nouvelle demande à sa discrétion ;
10.5. Toute demande faite auprès du Bureau de même que les délibérations du Comité sont et demeurent confidentielles.

 

ARTICLE 11. L'ATTESTATION DE COMPÉTENCE

L’attestation de compétence est émise pour une durée illimitée ; elle permet au généalogiste d’ajouter à son nom les initiales suivantes, selon l’attestation reçue :

• Généalogiste de filiation agréé : GFA ;
• Généalogiste recherchiste agréé : GRA ;
• Maître généalogiste agréé : MGA.

Les attestations de compétence décernées par la Fédération à ce jour demeurent en vigueur.