Ce texte vise à sensibiliser les sociétés membres de la Fédération québécoise des sociétés de généalogie (FQSG) au regard de l’utilisation ou de la diffusion des données généalogiques personnelles visées par les dispositions de la Loi 25 en matière de protection de la vie privée, en vigueur depuis septembre 2022.
Bien que la Commission d’accès à l’information (CAI) ait statué le 14 mars 2018 que la législation « ne s’applique pas à la collecte, à la détention, à l’utilisation ou à la communication de matériel journalistique, historique ou généalogique, faite dans un but d’information légitime du public », les généalogistes doivent faire preuve de prudence.
Dans le respect de la vie privée, en accord avec la Loi sur les archives, les données généalogiques sont communicables au plus tard 100 ans après leur date ou 30 ans après la date du décès de la personne concernée (a-21.1 - Loi sur les archives); ce qui n’est pas le cas pour celles de moins de 100 ans ainsi que celles d’une personne décédée depuis moins de 30 ans.
CONSIDÉRANT :
- Que la FQSG a le devoir d’informer et de conseiller ses membres ;
- Que de nouvelles dispositions protégeant la vie privée des Québécois sont entrées en vigueur avec la Loi 25, législation qui modernise les dispositions en matière de protection de renseignements personnels dans le secteur privé ;
- Que désormais, des plaintes à la Commission d’accès à l’information peuvent être déposées par toute personne en désaccord avec la diffusion de ses renseignements personnels ;
- Que les données personnelles de plus de 100 ans ainsi que celles d’une personne décédée depuis plus de 30 ans sont régies par la Loi sur les archives et libre de diffusion ;
- Que l’article 4 du Code d’éthique de la Fédération concerne le respect du droit à la vie privée : « 4.1 Le généalogiste respecte la nature confidentielle de certaines informations recueillies sur la vie privée des citoyens, faisant preuve de discernement dans la communication, la publication et la diffusion de telles informations et obtenant, le cas échéant, l’autorisation des personnes concernées. » ;
- Que la FQSG a constaté un besoin de sensibilisation sur les questions relatives à l’utilisation des données généalogiques notamment celles de moins de 100 ans ou celles d’une personne décédée depuis moins de 30 ans.
RECOMMANDATIONS :
La FQSG recommande d’agir en tout temps avec prudence et en conformité avec les législations en vigueur s’appliquant à l’utilisation et la diffusion des données généalogiques. Si vous diffusez des données personnelles de moins de 100 ans ou celles de personnes décédées avant la période de 30 ans, la FQSG rappelle les règles suivantes en matière de :
Consentement : Assurez-vous d’obtenir le consentement approprié de la personne avant toute diffusion des données personnelles qui la concernent dans toute publication généalogique en format papier ou numérique ;
Droit à l’effacement : Soyez prêt à supprimer ou à mettre à jour des informations généalogiques si une personne concernée en fait la demande ;
Partage de données à l’extérieur du Québec : Évitez de transférer à l’extérieur du Québec les données personnelles sans le consentement des personnes concernées.
Droit à la réputation : Assurez-vous que tout information ou fait généalogique publiés n’atteint d’aucune manière la réputation de la personne visée.
Service de recherche ou d’entraide : Établissez des balises permettant de respecter la vie privée d’une personne en refusant d’entreprendre des recherches généalogiques pour un tiers.
Respect des lois : Il est essentiel de rester informé des lois et réglementations en matière de protection de la vie privée, puisqu’elles évoluent fréquemment (Annexe A), et peuvent dans l’interprétation de certaines dispositions plus complexes, nécessiter l’avis d’un archiviste ou d’un conseiller juridique.
ANNEXE A
Pour obtenir plus d’informations sur les lois relatives à la protection des renseignements personnels, vous pouvez consulter les hyperliens suivants :
Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1
Loi québécoise (a21) sur les archives publiques et privées
Décision de la Commission d’accès à l’information sur la diffusion de données généalogiques
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