À des fins de commodité, l'information nécessaire à une recherche généalogique a été transcrite et exploitée de diverses manières dans des répertoires, des recueils, des fichiers, des index, des dictionnaires, et divers autres ouvrages. Ces divers instruments ont été créés tant pour éviter de devoir recourir systématiquement aux originaux pour effectuer une recherche que pour accélérer le travail du généalogiste.
L’information tirée des registres de l’état civil ou d’autres sources peut être consignée sur fiche et être disponible sur papier, sur microformes ou sur support informatique. Certains généalogistes ou certains organismes ont constitué au fil des ans des fichiers considérables. La présence ou non d’un index et le mode de classement des fiches influencent grandement la facilité de recherche dans un fichier. Les divers index sont bâtis différemment : certains sont alphabétiques alors que d’autres le sont également mais leurs entrées ne sont pas en ordre alphabétique à l’intérieur d’une même lettre.
Certains fichiers informatisés sont dotés d'un moteur de recherche, dont l’utilité peut être limitée en raison de certaines de ses caractéristiques (utilisation de majuscules, normalisation ou non des patronymes…) et de la possibilité de recherche aléatoire ou non. Ces dernières années, on commence à rencontrer des index qui ont été constitués « mécaniquement » par la technique de la reconnaissance optique de caractères (en anglais, OCR).