3.1 Assemblée générale annuelle (AGA)
L'assemblée générale annuelle (AGA) des membres de la Fédération a lieu au Québec à un endroit et à la date que le Conseil détermine mais avant le 30 juin de l'année en cours.
En cas de force majeure, l’AGA pourra être réalisée dans un délai d’un maximum de 8 mois après la fin de l’année financière.
3.2 Avis de convocation
Toute assemblée générale des membres est convoquée au moyen d'un avis mentionnant l'endroit, la date, l'heure et les buts de l'assemblée. Il est transmis par messagerie électronique, par télécopieur, ou par la poste, à l'adresse du membre telle qu'elle apparaît aux livres de la Fédération.
Le délai de convocation à toute assemblée des membres est d'au moins trente (30) jours de l'avis.
Des erreurs dans l'avis de convocation ou dans la manière qu'il a été donné, et même s'il n'a pas été reçu par un membre, n'invalident en rien les décisions prises lors de l'assemblée en autant qu'il y ait quorum.
Le membre présent à une assemblée est réputé y avoir été dûment convoqué.
3.3 Délégués
Aux assemblées, le membre ordinaire, en règle au 1er avril de l'année en cours, a droit à deux (2) délégués. Le membre ordinaire regroupant plus de cinq cents (500) membres, a droit à un (1) délégué additionnel.
Le membre associé n'a droit qu'à un (1) seul délégué.
Le délégué, membre en règle de la Société qu'il représente, est désigné par résolution du Conseil d'administration de son organisme ; copie de cette résolution est remise au secrétaire de la Fédération avant l'ouverture de l'assemblée ; un membre du Conseil, sauf s'il fait partie du Comité de mise en candidature et d'élections, peut être désigné par l'organisme dont il est membre pour agir comme délégué.
3.4 Président d'assemblée
Toute assemblée des membres est dirigée par le président de la Fédération ou par la personne qu'il désigne ; le président d'assemblée a pleins pouvoirs pour en assurer le bon déroulement.
3.5 Quorum et vote
Le quorum est constitué par les délégués d'au moins dix pour cent (10 %) des sociétés membres de la Fédération.
À toute assemblée générale des membres, les délégués ont droit de vote. Chacun a droit à un seul vote et le vote par procuration n'est pas admis.
Le vote se prend à main levée ou au scrutin secret s'il est demandé par dix pour cent (10%) des délégués présents. Les questions sont décidées à la majorité des voix sauf lorsque la loi ou les règlements de la Fédération le prescrivent autrement.
3.6 Ordre du jour
L'ordre du jour de toute assemblée générale annuelle des membres est le suivant :
- Ouverture de l'assemblée et adoption de l'ordre du jour ;
- Vérification de l'identité des délégués ;
- Lecture de l'avis de convocation, constatation que l'avis a été dûment donné et qu'il y a quorum ;
- Lecture du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle et du procès-verbal de toute assemblée extraordinaire tenue depuis, s'il y a lieu, et leur adoption ;
- Présentation des rapports annuels ;
- Présentation du bilan, de l'état des revenus et dépenses et du rapport du vérificateur ;
- Ratification de nouveaux règlements ou de modifications aux règlements ;
- Nomination du vérificateur pour la prochaine année ;
- Présentation du rapport du Comité de mise en candidature et d'élection ;
- Élection des administrateurs de la Fédération ;
- Autres affaires ;
- Levée de l'assemblée.
3.7 Procès-verbal
Un procès-verbal est tenu de toute assemblée générale des membres et copie en est transmise à chacun des administrateurs de la Fédération dans les 30 jours de sa tenue.
3.8 Assemblée extraordinaire
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le président de la Fédération ou par le Conseil.
Un membre en règle, appuyé par au moins dix pour cent des membres ordinaires en règle, peut adresser au président de la Fédération une requête pour la convocation d'une assemblée générale extraordinaire. Celle-ci doit préciser les motifs pour lesquels telle assemblée doit être convoquée.
Le président, sur réception de cette requête, convoque les membres à une assemblée générale extraordinaire devant être tenue dans les trente (30) jours de sa réception et précisant la nature des affaires qui y seront traitées.
Lors de l'assemblée, seules ces matières apparaissant à l'avis de convocation peuvent y être traitées.
3.9 Assemblée virtuelle
Une assemblée générale annuelle ou une assemblée extraordinaire de la Fédération peut avoir lieu par tout moyen technologique permettant aux membres de communiquer immédiatement entre eux, notamment par téléphone ou vidéoconférence. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.
Il est également possible qu’au cours d’une même assemblée certains membres participent à l’assemblée en personne et d’autres y participent par un moyen technologique.
Un vote peut être tenu à ces assemblées par tout moyen de communication permettant que les votes recueillis puissent être vérifiés subséquemment et que le caractère secret du vote, s’il y a lieu, soit préservé.
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