4.1 Composition
Les affaires de la Fédération sont administrées par un Conseil composé de neuf (9) membres élus qui en sont les administrateurs.
4.2 Éligibilité
Est éligible au poste d'administrateur la personne physique membre en règle d'un organisme membre en règle de la Fédération.
4.3 Durée en fonction
Les administrateurs sont élus pour un mandat de deux (2) ans. Ce mandat est renouvelable.
Les postes des administrateurs sont numérotés de un (1) à neuf (9), les postes impairs étant comblés à l'assemblée générale annuelle tenue les années impaires du calendrier, les postes pairs étant comblés les années paires.
4.4 Comité de mise en candidature et d'élections
Avant la fin de l'exercice financier le Conseil désigne trois (3) personnes physiques, membres en règle d'organismes membres différents, pour former le Comité de mise en candidature et d'élections (le « Comité »).
Le Comité a pour mandat de susciter et de recevoir des candidatures et de veiller au bon déroulement du scrutin.
Les membres du Comité choisissent parmi eux celui qui agira au titre de président d'élection.
4.5 Mise en candidature
Tout candidat à un poste d'administrateur doit être proposé par un organisme membre en règle de la Fédération.
La mise en candidature doit être formulée par écrit et transmise au Comité à l'adresse postale de la Fédération au moins trente (30) jours avant la tenue de l'assemblée générale annuelle.
En cas d'absence ou d'insuffisance de candidatures pour combler les postes d'administrateurs vacants, des candidatures peuvent être proposées par le parquet de l'assemblée.
4.6 Élection
Lors de l'assemblée, le président du Comité soumet les candidatures reçues pour combler les postes vacants. Si le nombre de candidatures est égal ou inférieur au nombre de postes vacants, le président du Comité déclare ces candidats élus. S'il y a plus de candidatures que de postes vacants, il y a alors élection par scrutin secret ; les candidats recevant le plus de votes sont déclarés élus.
4.7 Démission, perte de cens d'éligibilité, absences répétées
Cesse de faire partie du Conseil d'administration et d'occuper sa fonction, tout administrateur qui :
4.7.1 offre par écrit sa démission au Conseil, à compter de la date d'acceptation par ce dernier ;
4.7.2 cesse de posséder le cens d'éligibilité requis ;
4.7.3 bien que dûment convoqué, omet de se présenter à trois (3) réunions consécutives du Conseil et néglige de justifier son absence auprès du président ou du secrétaire de la Fédération ;
4.7.4 Bien que dûment convoqué, est absent à cinq (5) réunions consécutives du Conseil, avec ou sans justification.
4.8 Destitution
Un administrateur peut être destitué de ses fonctions par résolution du Conseil adoptée à l'unanimité moins un, pour défaut d'accomplir sa tâche de façon satisfaisante ou pour avoir nui au bon fonctionnement de la Société ou à sa réputation, mais non sans lui avoir donné l'occasion d'être entendu.
4.9 Vacance
Toute vacance survenue au sein du Conseil d'administration peut être comblée par celui-ci pour la portion non expirée du terme pour lequel l'administrateur cessant d'occuper ce poste serait élu ou nommé en autant que la personne ainsi désignée possède par ailleurs le cens d'éligibilité requis.
4.10 Rémunération
Les membres du Conseil ne sont pas rémunérés pour leurs services ; le Conseil peut toutefois établir les modalités de remboursement des frais encourus par les administrateurs dans l'exercice de leurs fonctions incluant les frais de déplacement aux fins d'assister aux assemblées et réunions de la Fédération ou du Conseil.
4.11 Indemnisation
Tout administrateur de la Fédération, ses héritiers ou autres ayants droit, seront remboursés et indemnisés à même les fonds de la Fédération de tous frais, charges ou dépenses supportés par cet administrateur dans la poursuite de toute action, recours ou procédure dans lequel il a été engagé relativement à un acte, une action ou une affaire exécutée par lui ou accomplie dans l'exercice de ses fonctions, sauf les cas de fraude ou faute lourde de sa part, et en conformité avec les polices d'assurance responsabilité d'administrateur en vigueur.
4.12 Rôle et pouvoirs
Le Conseil d'administration administre les affaires de la Fédération en conformité avec les pouvoirs qui lui sont dévolus par la loi notamment :
4.12.1 Détermine le site du siège social de la Fédération;
4.12.2 Convoque toute assemblée générale des membres, en fixe la date, l'heure et le lieu et en établit l'ordre du jour;
4.12.3 Voit à l'exécution des décisions prises par les membres réunis en assemblée générale;
4.12.4 Accepte la démission des membres du Conseil et pourvoit à leur remplacement;
4.12.5 Adopte tout règlement ou toutes modifications à ceux-ci et les soumet pour ratification à l'assemblée générale des membres;
4.12.6 Adopte toutes politiques ou procédures pour la saine gestion de la Fédération;
4.12.7 Désigne un directeur général et engage toute autre personne dont les services sont requis pour le bon fonctionnement des affaires de la Fédération; il fixe leur rémunération et autres conditions de travail;
4.12.8 Désigne l'établissement financier où seront déposés les argents de la Fédération;
4.12.9 Détermine le montant de la cotisation annuelle des membres ainsi que toute autre redevance ou contribution devant être rencontrée;
4.12.10 Approuve et ratifie tout contrat ou autre document engageant la Fédération, désigne les personnes habilitées à les signer et pourvoit aux sommes requises pour leur exécution;
4.12.11 Adopte un budget annuel de fonctionnement, s'assure qu'un suivi en est fait et qu'il est respecté, autorise toute augmentation ou diminution des crédits accordés pour chaque poste de celui-ci;
4.12.12 Adopte les états financiers annuels;
4.12.13 Ratifie les décisions du Comité exécutif, dans le respect des droits des tiers;
4.12.14 Crée tous comités, permanents ou temporaires, nécessaires au bon fonctionnement de la Fédération, en désigne les membres et en détermine le mandat et les règles de fonctionnement.
4.13 Réunions et convocation
Le Conseil d'administration se réunit aussi souvent que la chose s'avère nécessaire mais au moins quatre (4) fois par année.
Les réunions du Conseil d'administration sont convoquées par le secrétaire ou le président au moyen d'un avis écrit spécifiant le lieu, la date et l'heure où elle aura lieu, transmis par la poste, télécopieur ou messagerie électronique à chacun des administrateurs ; elles peuvent être aussi tenues à l'aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux.
Généralement, l'avis est donné au moins dix (10) jours avant la date de la réunion mais en cas d'urgence, dans l'opinion du président, il peut être donné trois (3) jours à l'avance, même par téléphone.
L'administrateur présent à une réunion du Conseil est réputé y avoir été convoqué régulièrement.
4.14 Quorum et vote
Cinq (5) administrateurs présents constituent le quorum pour la tenue d'une séance du Conseil valide.
Au Conseil, les décisions sont prises à la majorité des voix, chaque administrateur n'ayant droit qu'à un seul vote. En cas d'égalité des voix, le président dispose d'un vote prépondérant.
4.15 Procès-verbal
Un procès-verbal est tenu de toute réunion du Conseil et copie en est transmise à chacun de ses membres dans les 15 jours de sa tenue.
4.16 Éthique et déontologie
Le Conseil d'administration établit par règlement un Code d'éthique et de déontologie applicable aux membres du Conseil.
4.17 Attestation de compétence en généalogie
Le Conseil d'administration établit par règlement un Bureau déterminant les catégories de chercheurs en généalogie, attestant de leurs compétences, énonçant les règles d'éthique qui leurs sont applicables et autres obligations leur incombant.
4.18 Comités
Le Conseil d'administration établit un ou plusieurs comités, permanents ou temporaires, et en désigne les membres afin de lui faire rapport quant à toute affaire qu'il juge à propos de lui confier et selon la procédure qu'il peut avoir prévu. Le Conseil n'est pas tenu d'adopter ou de donner suite aux conclusions ou recommandations d'un comité.
4.19 Archives
Au terme de leur mandat, les administrateurs ainsi que les membres des comités remettent au secrétaire de la Fédération les documents concernant leurs fonctions ou leurs travaux.
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